Voor elke ondernemer is het van groot belang dat u een goed beeld hebt welke kosten uw dienstverlening met zich meebrengen. Daarnaast bent u geen ondernemer geworden om droog brood te eten, dus zult u ook uw gewenste beloning in beeld moeten brengen. Uw kosten en uw gewenste beloning heeft u nodig om uw uurtarief te kunnen berekenen. Uw uurtarief gebruikt u weer als basis voor het opstellen van uw offertes en na levering van uw diensten zult u deze weer gebruiken bij het opstellen van uw factuur.
Tariefberekening
Zoals al aangegeven is het belangrijk dat u uw kosten eerst in beeld brengt. Met de volgende soorten kosten zult u als ondernemer te maken (kunnen) krijgen:
- Huisvestingskosten: huur bedrijfsruimte of hypotheeklasten, onderhoudskosten en energiekosten
- Afschrijvingskosten: aanschafkosten van auto, inventaris, machines en gereedschappen mag u in 5 jaar aftrekken van de belasting
- Verkoopkosten: visitekaartjes, brochures, telefoonkosten, website
- Kantoorkosten: papier, cartridges, koffie/thee etc.
- Administratiekosten: boekhouder, belastingadviseur
- Autokosten: autoverzekering, motorrijtuigenbelasting, onderhoud, brandstofkosten of een kilometervergoeding
- Zakelijke verzekeringen: bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Pensioen
- Rentekosten
- Overige kosten
Voor uw persoonlijke onderhoud is het van belang welk bedrag u maandelijks nodig heeft om van te kunnen leven. Stel dat u hiervoor een bedrag van € 2.000,- netto per maand nodig heeft, dan zult u hiervoor per jaar € 24.000,- netto moeten reserveren. Vergeet niet om hier nog 8% vakantiegeld bij op te tellen; in dit voorbeeld komt dat op een bedrag van € 1.920,- neer. Dit geeft een totaal van € 25.900,- netto per jaar. Let op: dit is het bedrag dat u wilt overhouden na de belasting heffing. Afhankelijk van hoeveel u verdient, moet u kijken in welke belangschijf u valt. Als ondernemer komt u in aanmerking voor een zelfstandigen- van € 2.548,- (in 2013) en startersaftrek van € 744,- (in 2013) en een 14% mkb-winstvrijstelling. In dit voorbeeld komt u in de eerste schijf met een belastingtarief van 37% (voor 2013). Voor de inkomstenbelasting dient u een bedrag te reserveren van € 6.526,- . Dit geeft een totaal van € 25.900,- + € 6.526,- = € 32.426,- per jaar voor uw persoonlijke levensonderhoud.
Stel u heeft uw totale kosten op € 20.000,- per jaar begroot, en voor uw persoonlijke levensonderhoud € 32.426,- dan heeft u daarvoor een omzet nodig van € 52.426,- per jaar.
Uitgaande van een vijfdaagse werkweek en rekening houdende met vakantie-, feest- en ziektedagen, houdt u ongeveer 220 werkdagen per jaar over. Als u dagelijks 8 uur werkt, geeft dit een totaal van 1760 werkuren per jaar. Echter lang niet alle werkuren zijn declarabel aan uw opdrachtgevers. In dit voorbeeld gaan we er voor het gemak van uit dat 75% van uw werkuren declarabel zijn, dat komt dan neer op 1.320 uur. Om uw uurtarief te berekenen deelt u de benodigde omzet door het aantal declarabele uren: in dit geval bedraagt het uurtarief € 52.426,- / 1.320 uur = € 39,72
Offerte opstellen
Een offerte is een document waarin precies beschreven staat wat u als ondernemer en uw potentiële opdrachtgever met elkaar afspreken over werkzaamheden, planning en kosten. Met een goede offerte voorkomt u dat er later onduidelijkheid ontstaat over wat je van elkaar mag verwachten. Naast deze zakelijke afspraken laat een offerte ook duidelijk zien wie u als ondernemer bent. Stel uw offerte dus met zorg op en voorkom dat het een ‘plak-en-knipwerk’ wordt.
Hoewel een offerte, in tegenstelling tot een factuur, niet gebonden is aan wettelijke voorschriften bestaat hij wel uit bepaalde vaste onderdelen. Hierbij moet u denken aan: uw bedrijfslogo, adresgegevens, datum, een kostenberekening, een verwijzing naar de algemene voorwaarden en ruimte voor ondertekening voor akkoord.
Maak in uw offerte duidelijk dat u de vraag van de klant goed begrijpt en dat uw dienst of product het juiste antwoord is op de vraag van uw opdrachtgever. Een goede offerte is niet te kort, want dan lijkt het alsof uw dienstverlening weinig om het lijf heeft; maar ook niet te lang. Schrijf uw offerte op een persoonlijke manier naar de situatie van uw opdrachtgever en refereer daarbij aan een gesprek die u eerder met elkaar heeft gehad. Laat uw offerte altijd uitstralen dat u er tijd en aandacht aan heeft besteed.
Factuur opstellen en versturen
Als u de opdracht ontvangen heeft en deze (geheel of gedeeltelijk) heeft uitgevoerd, komt u bij het moment aan dat u uw opdrachtgever hiervoor een factuur wilt sturen. Bij het opstellen van een factuur is het belangrijk dat deze aan een aantal wettelijke voorschriften voldoet, anders is hij niet rechtsgeldig.
De volgende gegevens zijn wettelijk verplicht om op uw factuur te vermelden:
- De naam en het adres van uw onderneming
- Het BTW-identificatienummer van uw onderneming
- Het KvK inschrijvingsnummer van uw onderneming
- De factuurdatum
- Het factuurnummer
- De naam en adresgegevens van uw klant
- Leveringsdatum van de goederen of diensten of datum van vooruitbetaling
- Aantal geleverde goederen of diensten met een omschrijving ervan
- Het bedrag excl. de in rekening gebrachte BTW
- Het BTW-tarief (0%, 6% of 21%)
- Het totaalbedrag van in rekening gebrachte BTW
- Evt. een onderverdeling van de levering na de verschillende BTW-tarieven
- Het totale factuurbedrag incl. de in rekening gebrachte BTW
- Indien van toepassing: het BTW nummer van uw klant bij een verleggingsregeling of bij een intracommunautaire levering
Geef een reactie